Cliccare le tre freccette corrispondenti alla camera e al giorno desiderato
Nota: con questa operazione abbiamo indicato la data del check-in, e siamo stati indirizzati nella scheda "nuova prenotazione" nella quale selezioneremo la data del check-out
Selezionare il campo del Check-out ed inserire la data prestabilita
Nota: la data del check-out deve essere sempre posteriore alla data del check-in altrimenti il software ritorna alla posizione di partenza
Inserire il cognome ed il nome del capo famiglia o l'ospite di riferimento o persona singola della prenotazione
Nota: i campi contrassegnati da un asterisco sono obbligatori
Cliccare il campo Adulti e selezionare il numero dei componenti; allo stesso modo si fa per il campo Bambini selezionando il numero complessivo
Nota: il totale complessivo del campo "Adulti" e del campo "Bambini" non va oltre il numero di sette per ognuno
I due campi "Costo giornaliero" e " Costo totale" permettono all'utente di inserire a sua facoltà il prezzo giornaliero della camera oppure il totale complessivo del soggiorno
Nota: i due campi non possono essere inseriti simultaneamente. Qualora fossero inseriti insieme il software prenderà in automatico il valore "Costo giornaliero"
Inserire le eventuali note aggiuntive e selezionare i canali OTA se la prenotazione è pervenuta tramite Booking, Airbnb ecc...
Nota: una volta completati tutti i campi corrispondenti basterà premere il tasto "Avvia prenotazione" per essere quindi indirizzati nuovamente sul Gestionale
Sul Gestionale apparirà adesso la prenotazione con il nome dell'ospite, un pallino verde a contrassegnare la data del check-in ed il resto del soggiorno etichettato da altrettante strisce verdi. Da notare il colore della prenotazione che cambia in base alla sua tipologia: se la prenotazione arriva dai canali OTA (Airbnb, Booking ecc.) verrà indicata con il colore blu, altrimenti il colore diventerà rosso una volta effettuata l'operazione di check-in (nel momento in cui l'ospite è in struttura e gli vengono consegnate le chiavi)
Nota: alcuni simboli distintivi come il simbolo dell'euro o il simbolo delle note appariranno nella cella corrispondente ed indicheranno (qualora vi fossero) eventuali acconti pattuiti con l'ospite e le note aggiuntive; basterà posizionare il mouse sul simbolo per visualizzare la finestra con i valori corrispondenti
Cliccando il nome dell'ospite nella cella corrispondente si ha accesso alla "Scheda ospite". Questa scheda è suddivisa in quattro singoli blocchi: "Dati Ospiti" nel quale ci sono tutti i dati relativi all'ospite con la camera di riferimento, la data di check-in e check-out, il totale ospiti ed il totale dei giorni; "Altri Consumi" dove vengono riportate le spese extra che si vanno poi a sommare al totale complessivo; il "Resoconto" che racchiude il rendiconto generale ed infine il blocco "Operazioni" dove vengono effettuate le operazioni di "Effettua check-in", "Registra ospiti", "Ricevuta non fiscale", "Cancella prenotazione" e la gestione dei Canali OTA
Nota: Se la prenotazione arriva dai canali OTA basterà spuntare il quadratino corrispondente e cliccare il tasto "Attiva"
Al momento dell’arrivo degli ospiti con la consegna delle chiavi è essenziale effettuare il check-in; nel caso in cui per qualsiasi motivo non dovesse essere effettuato, il giorno successivo al check-out degli stessi verranno automaticamente cancellati dal sistema in quanto il software li legge come clienti non pervenuti in struttura. Il tasto "Effettua Check-in" si renderà disponibile solo per il giorno in cui è stato selezionato e cioè la data di arrivo degli ospiti; a quel punto basterà cliccarlo ed il gioco è fatto. Una volta effettuato il check-in si attiveranno in automatico le operazioni "Registra ospiti" e "Ricevuta non fiscale".
Nota: Per qualsiasi motivo dovuto a occorrenze impreviste è possibile cancellare la prenotazione con il comando "Cancella prenotazione", cliccandolo si ha accesso alla pagina "Conferma annullamento" dove basterà cliccare il tasto "si" per confermare; la prenotazione a quel punto verra eliminata dal gestionale
Una volta effettuato il check-in sarà attivo il tasto "Registra ospiti" che si trova nelle operazioni della "Scheda ospite". Cliccando il tasto si avrà accesso al form "Registro ospiti" dove devono essere compilati tutti i campi per la registrazione degli ospiti; in più sarà possibile visualizzare il nome della camera, la data di arrivo e la data di partenza, il numero dei giorni di permanenza, il numero degli ospiti ed un codice identificativo. Una volta completati tutti i campi si potrà generare un file in automatico da inviare al sito Alloggiati Web della Polizia di Stato
Nota: è necessario spuntare il "Consenso privacy" e compilare tutti i campi di riferimento affinchè l'operazione termini con successo in mancanza di ciò il software tornerà al punto di partenza
Tra le varie operazioni che si renderanno disponibili una volta effettuato il check-in abbiamo la "Ricevuta non fiscale". Una lista dettagliata con tutte le spese sostenute dall'ospite ad uso e consumo dei diretti interessati
Nota: la ricevuta non ha valore fiscale ed è solo un documento ufficioso qualora l'ospite lo richiedesse
Il "Programma giornaliero" permette l'organizzazione della pulizia delle camere in maniera efficiente. Posizionato sulla barra di navigazione basta cliccarlo per avere accesso alla scheda riassuntiva delle pulizie da effettuare il giorno seguente. Questa scheda tiene in considerazione il tipo di pulizia da effettuare in ogni stanza e riporta la stanza, il nome dell'ospite, il numero totale degli ospiti compresi i bambini ed eventuali annotazioni aggiuntive
Nota:
La barra di navigazione del Gestionale Semplice presenta i seguenti comandi: "Dall'inizio" riporta alla data di inizio del programma. "Seleziona" consente di scegliere il mese desiderato. "Oggi" porta direttamente alla data corrente. Le frecce avanti e indietro che permettono di spostarsi nel calendario. "Domani 1 ospiti" fornisce una notifica sul numero complessivo di ospiti in struttura. "Programma giornaliero" consente di accedere alla programmazione delle pulizie delle camere. "Interfaccia beta" rappresenta la versione ottimizzata per dispositivi mobili. Infine, "Log-out" consente di effettuare il logout in modo sicuro.
Nota: La barra di navigazione del Gestionale Semplice è un importante strumento che offre un accesso rapido e intuitivo alle principali funzioni del programma
La navigazione tra le diverse pagine del Gestionale Semplice è intuitiva ed efficiente; una volta acquisita familiarità con il programma, tutte le operazioni si svolgeranno in modo fluido e funzionale
Nota: La versione "Interfaccia beta" presenta un design ottimizzato, particolarmente adatto per dispositivi mobili come tablet e smartphone, garantendo un'esperienza più efficace e diretta. Così ovunque si trovi l'utente, avrà sempre accesso a una panoramica aggiornata dello stato delle prenotazioni in tempo reale.